Vous générez votre propre stress en commençant une tache sans la finir. Si vous ouvrez un message sans décider qu’en faire, vous n’avez fait qu’augmenter l’incertitude dans votre environnement, une cause de stress importante.
La prise de décision rapide diminue l’incertitude apportée par les messages entrants. Cette décision peut être simplifiée par une discipline de choix entre 4 options pour chaque message, pour chaque intention : éliminer, transmettre, classer et agir.
Commencer toujours par éliminer, par dire non. Par nature, 80 % des sollicitations et messages que vous recevez ne vous rapprochent pas de vos objectifs. Encore faut-il que vous ayez des objectifs clairs et en vue au moment de décider la suite à donner à une demande.
Ensuite, pensez toujours qu’une autre personne pourrait donner une meilleure suite que vous à beaucoup de demandes.
Ensuite, penser toujours qu’il y a un bon moment pour répondre et que ce n’est souvent pas immédiatement.
Conseil
N’ouvrir un message qu’une fois et le « terminer » dans la foulée. Eteignez toutes les lampes rouges dès qu’elles s’allument dans votre tête.
Nuances
Cette technique est
impossible à pratiquer si une personne n’a pas des objectifs clairs, peu
nombreux, mesurables à court terme. C’est l’outil qui permet d’éliminer
rapidement de nombreux messages entrants.
Applications
« …Je parviens à
vider complètement ma boite de message en une heure, une fois par jour. J’ai
une discipline. Je commence toujours par éliminer 50 % des messages en une
minute, juste en gardant en vue mon tableau de bord. M’intéresser à ce message
ferait-il évoluer favorablement l’un ou l’autre de ces six chiffres ? Ensuite,
je transfère 30 % des messages qui seront mieux répondus par d’autres que moi. Enfin,
je classe 15 % des messages qui seront mieux répondus à un autre moment. Après
5 minutes, il reste quelques messages et j’ai une heure pour me concentrer sur
leurs réponses…»
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