Organiser votre champ visuel pour être plus intelligent

Toute information qui apparaît dans notre champ visuel est traitée automatiquement par notre cerveau. Organiser ce qui apparaît dans notre champs visuel nous permet d'une certaine façon de gérer notre intelligence.

Une interruption double votre taux d’erreur

Une étude de l’Université de Michigan a démontré que si vous êtes interrompu, même quelques secondes pour une banalité, la qualité de votre travail diminue significativement, surtout pour des taches de décision, de compréhension, de mémoire.

Ne faites qu’une chose à la fois, concentré, attentif.

Entrainez-vous à vous concentrer, à rester attentif à une tache, le plus longtemps possible

La durée de la concentration sur un sujet augmente la qualité de la compréhension du sujet. Plus le sujet est important et complexe, plus le temps nécessaire de concentration sans distractions est long.

Les fonctions les plus hautes de notre intelligence ont un temps d’activation très long.

Ne jamais se plaindre d’avoir trop de travail.

Avoir trop de travail ne doit pas être considéré comme un problème.

Par nature, vous recevez plus d’information que votre cerveau ne peut en traiter.

Faites tout un peu moins vite.

Faire tout un peu plus lentement pour plus de qualité de votre travail.

La vitesse maximale de traitement de l’information du cerveau est moindre que la vitesse de l’information envoyée par un environnement d’entreprise.

En ralentissant le flux d’information que vous admettez dans votre cerveau, vous augmentez la qualité de traitement de cette information.

Déléguez le plus possible de taches

Ne faites jamais la même chose plus de trois fois. Posez-vous souvent la question. Quelle tâche ais-je déléguée cette semaine ?

Les études des sciences du travail montrent que beaucoup de travailleurs sont surpayés pour plus de 21 % de leurs taches qui pourraient être effectuées avec la même qualité, mais à un cout ou délai un peu moindre, par une autre personne ou par un logiciel existant.

Eliminer toutes vos taches qui ne font pas clairement avancer un projet ou un processus bien défini

Une tache doit faire partie d’un projet ou d’un processus bien identifié, avec son responsable principal et son objectif principal.

Les sciences de l’organisation du travail montrent que la division du travail en projets et en processus est économique et rentable en entreprise.

Abandonnez chaque trimestre 5 % des taches que vous avez faites le trimestre précédent.

Evaluer le cout-bénéfice de vos trois taches les plus consommatrices de temps et d’énergie

Sources

En sciences du travail, il est reconnu que jusqu’à 17 % des tâches effectuées par un travailleur intellectuel peuvent être arrêtées sans dégradation de la qualité générale, de la perception du client, de la rentabilité de l’unité. Elles subsistent uniquement par habitude, par historique, par manque d’audit du travail et par éloignement du client, de l’utilisateur du résultat de la tâche.

Utiliser les trois listes de tâches

Utiliser une liste « A faire », une liste principale et un log-book.

Sources

En ergonomie du travail intellectuel, l’utilisation de listes de tâches a été prouvée comme pouvant concourir positivement à la productivité et à la diminution du stress.

Une tache à faire, une intention maintenue en mémoire humaine est consommatrice de beaucoup d’énergie, surtout quand elle est « oubliée » et reste en subconscient. La noter sur ce que les travailleurs nomment la liste principale, serait donc bénéfique.

En sciences managériales, les trois listes de tâches les plus utilisées sont la liste des choses à faire avant ce soir, la liste des choses que l’on pourrait faire et la liste des choses faites.

Organiser votre trimestre par livrables

Décider d’un livrable important à chaque trimestre.

En sciences managériales, la gestion par projet et livrables facilite l’organisation du travail.

En chronobiologie, les deux unités de temps le plus faciles à appréhender par l’humain sont la semaine et le trimestre, significativement plus que le mois et l’année, qui sont des unités non biologiques.

Organiser votre journée par périodes réservées

Des heures réservées

En ergonomie du travail intellectuel, les travaux les plus importants doivent être protégés des sollicitations les plus attractives.

Pas de réunion le matin

Réserver le matin aux taches demandant de la concentration

Sources

L’ergonomie du travail intellectuel a identifié deux pics d’intelligence pendant la journée, trois heures et dix heures après l’éveil. Le premier pic concerne surtout la profondeur de l’intelligence. Le second pic concerne une meilleure vitesse et fluidité de l’intelligence. Placer le travail de réflexion le matin et le travail de communication l’après-midi favoriserait donc l’efficacité professionnelle.

Nuances

Cette bonne pratique n’est applicable que si vous pouvez décider des heures de réunion.

Applications

« …Pas de réunion avant 11 heures, c’est la règle dans notre unité… »

 « …J’aime planifier les réunions le plus tard possible dans la journée. C’est un travail excitant qui me redonne de l’énergie en fin de journée…»

« …Cette technique est impossible pour moi. Je ne décide pas de l’horaire des réunions auxquelles je suis convoqué… »

Commencez par le difficile, finissez par le facile.

Faire le plus difficile quand on est frais

Dans les expériences de psychologie du travail, les interactions avec les autres, courriers, réunions, visiteurs… sont plus faciles mentalement. Elles apportent une excitation mentale qui peut compenser les effets de la fatigue en fin de journée.

Avant d'arriver au bureau, décidez de l'affaire du jour

Un jour, une chose importante.

L’environnement du bureau est prenant, distrayant. Si un « livrable » unique, clair, précis, à faire en priorité avant ce soir… n’a pas été clairement décidé avant d’entrer dans cet environnement de travail, l‘intelligence donnera la priorité aux sollicitations les plus attractives.

Envoyez vos courriers importants le lendemain

Dormez sur vos messages importants

La nuit le cerveau travaille, il rend utilisable, en les classant, une bonne partie des choses apprises la veille. Les études en sciences du travail montrent que de nombreuses améliorations sont apportées au message le lendemain de sa première rédaction.

Une seule session par jour de lecture de tous les messages

Réduire le nombre de sessions d’ouverture de vos messages

Sources

Les messages entrants agissent sur le cerveau comme une drogue. Plus souvent vous les lisez, plus souvent vous devrez les lire. Ceci vaut pour les messages écrits et les appels téléphoniques. Le bombardement de messages réduit la capacité attentionnelle et rend apathique.

Commencer la journée par vos propres objectifs

Ne pas commencer votre journée par l'ouverture de vos messages.

L’intelligence humaine suit la règle des séquences. Elle catégorise la tache par laquelle vous commencez la journée comme la plus importante pour vous. Si vous commencez la journée par la lecture de vos messages, elle va considérer cette tache comme prioritaire et va donc constamment vous y ramener, inconsciemment. Vous allez terminer en lisant ou en écoutant tous les messages dès qu’ils arrivent, quel que soit le moment ou le lieu, et quel que soit l’expéditeur.

Archivez, c’est dégagé

Archivez automatiquement

Les audits ergonomiques montrent que de nombreux éléments qui n’ont plus aucune raison de devoir être consultés, par leur ancienneté ou leur sujet obsolète, sont encore en surface.

Aucun document ou message non lié à un de vos objectifs principaux

Classer par objectif

Dans les entreprises, de moins en moins d’activités sont admises si elle ne contribue pas clairement à la réussite d’un projet bien identifié ou d’un processus bien identifié, tout projet ou processus se définissant d’abord par son objectif principal.

Ne classer que grossièrement

Bien titrer, c’est tout.

Sources

Les moteurs de recherche sont devenus très efficaces pour retrouver un fichier sur quelques mots clés et un contexte.