Pas de réunion sans un distributeur de parole respecté.

Interrompre toutes les conversations qui ne sont pas d’intérêt pour tous les présents

Sources

Les observations et mesures de terrain montent que jusqu’à 30 % des temps des conversations sont consacrés, en moyenne, à des sujets qui ne concernent que moins de la moitié des présents.

Ne participez pas à une réunion dont vous ne connaissez pas la liste des décisions.

Etablir la liste de décisions avant toute réunion

Sources

En technique de réunion figure la liste des décisions qui consiste à n’organiser une réunion qu’avec les personnes qui sont susceptibles d’un apport direct à une prise de décision.

La liste des décisions à prendre est toujours définie avant la réunion pour que les participants puissent décider s’ils peuvent avoir une valeur ajoutée réelle ou non à cette décision

La décision est transformée par celui qui doit la prendre en une question avec un choix de trois solutions potentielles pour lesquelles il a besoin des contributions des participants.

Une équipe, c’est trois réunions.

Organiser les trois types de réunion pour maintenir une équipe

D’après les observations de terrain d’un grand consultant, il semble y avoir un lien entre les performances d’une équipe et l’organisation des réunions d’équipe.

Chaque matin, 20 minutes pour les affaires du jour uniquement. Chaque vendredi après-midi, en 90 minutes, uniquement pour revue des chiffres et plans d’action pour la semaine à venir. Chaque trimestre, en quatre heures, remise à plat des objectifs.

Passer moins de temps en réunion

Obtenir ce que vous voulez, d’abord par le moyen le plus économique.

Les études en sciences du travail montrent que certains résultats sont obtenus par des moyens trop couteux en temps ou déplacements.

Si un résultat peut être obtenu par échange de courrier, cette technique doit être privilégiée par rapport aux techniques plus couteuses.

Si le résultat n’est pas obtenu par quelques courriers, passer au téléphone. Si le résultat n’est pas obtenu par quelques appels, passer à la vidéoconférence. Si le résultat n’est pas obtenu par vidéoconférence, passer à la réunion en personne, la plus couteuse des techniques.

Les analyses du travail montrent que 41 % des réunions avec déplacements de personnes auraient eu les mêmes résultats sans déplacements.

Pour mieux décider, un tableau des décisions

Utiliser une prothèse pour mémoire de travail

Notre mémoire de travail possède une capacité limitée. Pour se vider, elle doit décider. Plus elle a de capacité, plus la décision est de qualité, car la décision aura été prise avec plus d’arguments en tête. Cette mémoire de travail ayant une capacité très courte, moins d’une minute, une prothèse lui est nécessaire pour augmenter la qualité des décisions en augmentant artificiellement sa capacité, sa durée.

Pas de réunion le matin

Réserver le matin aux taches demandant de la concentration

Sources

L’ergonomie du travail intellectuel a identifié deux pics d’intelligence pendant la journée, trois heures et dix heures après l’éveil. Le premier pic concerne surtout la profondeur de l’intelligence. Le second pic concerne une meilleure vitesse et fluidité de l’intelligence. Placer le travail de réflexion le matin et le travail de communication l’après-midi favoriserait donc l’efficacité professionnelle.

Nuances

Cette bonne pratique n’est applicable que si vous pouvez décider des heures de réunion.

Applications

« …Pas de réunion avant 11 heures, c’est la règle dans notre unité… »

 « …J’aime planifier les réunions le plus tard possible dans la journée. C’est un travail excitant qui me redonne de l’énergie en fin de journée…»

« …Cette technique est impossible pour moi. Je ne décide pas de l’horaire des réunions auxquelles je suis convoqué… »