Nous sommes différents. Une source de progrès et de conflits

Nos cerveaux sont tous différents dans leurs connexions fines, surtout frontales. Ceci est dû à une génétique différente, à une éducation différente et à des expériences passées différentes.

Une équipe, c'est un plan d'affaires local

Proposer spontanément un plan d’affaires local à votre hiérarchie, un plan de développement, de croissance de votre équipe.

Les sciences managériales actuelles préconisent des équipes plus agiles, plus autonomes, car plus proches du terrain que les stratèges.

Les budgets alloués par le niveau supérieur peuvent être paralysants pour les initiatives de l’équipe.

Les mesures de performances des managers par l’EVA les poussent à ne demander que les ressources qu’ils pensent pouvoir rentabiliser à leur niveau.

Equiper votre salle de réunion comme un cockpit d’avion

Toute l’équipe, toutes les informations, dans une seule salle. Et trois décisions à prendre ensemble.

Les études en sciences de la décision et en ergonomie de la communication indiquent quelques règles de base pour bien piloter un groupe de travail

Organiser une salle de décision où sont affichés les activités, les résultats et leur distance aux objectifs.

Une équipe, c’est un tableau de bord commun

Décider ensemble du tableau de bord commun. C'est une technique reconnue pour augmenter la cohésion d’une équipe est de lui faire décider en commun de ses objectifs mesurables et à différents termes.

Tester la délégation dans votre équipe

Réaliser l’exercice de délégation dans le groupe de travail. Qui peut déléguer quoi et à qui, doit être clair dans un groupe de travail

Sources

Les études des conflits au travail montrent que cette incertitude est une source importante de conflits qui pourraient être évités par un peu plus d’organisation.

Nuances

Il faut quelquefois pouvoir déléguer au cas par cas, en fonction des circonstances et des positions de forces de l’un sur l’autre à un moment donné.

Applications

« … Nous avons organisé l’exercice avec mon équipe. Chacun a noté sur un papier ce qu’il pensait avoir autorité de déléguer et à qui. Cela a été une belle pagaille quand nous avons lu tous les papiers …»

« … Si nous laissons les forts déléguer aux faibles, les influents aux suiveurs, les vieux aux jeunes, ce n’est pas professionnel. Il faut déléguer par compétence et disponibilité claires …»

Testez la cohésion de votre équipe.

Réaliser l’exercice TCI avec son équipe. Une équipe c'est d'abord un tableau de bord commun.

Sources

Les enquêtes de terrain montrent que dans 34 % des cas les équipiers ne peuvent pas clairement répondre à la question : quels sont, par ordre d’importance, les 6 objectifs chiffrés ou factuels à atteindre ce trimestre par l’équipe ?

Si un équipier et le leader de l’équipe ont en tête des classements ou chiffres différents, les conflits seront fréquents et les performances collectives basses.

Un message d’un équipier, une réponse dans les 8 heures.

Donner un retour rapide à tous les messages du groupe de travail

Ne pas savoir si un message est arrivé au destinataire est une cause de désagrément importante.

Une demande sans feedback est souvent répétée.

Choisir le sujet des messages d'abord dans la liste des dossiers partagés

Remplir la ligne "Sujet" des messages à partir de la liste déroulante des sujets communs

Sources

Une ligne « sujet » bien remplie permet le classement automatique.

Un seul sujet par message

Ne pas aborder plusieurs sujets dans un même message

Sources

Les personnes classent souvent les messages reçus par sujet.

Dire d'abord ce que vous voulez : informer ou faire agir.

Noter clairement si le message est « Pour information » ou « Pour action »

Sources

Une enquête de terrain montre que c’est une question que se pose souvent le lecteur du message après la lecture d’un nombre significatif de messages : que suis-je censé faire ?

Pas de réunion sans un distributeur de parole respecté.

Interrompre toutes les conversations qui ne sont pas d’intérêt pour tous les présents

Sources

Les observations et mesures de terrain montent que jusqu’à 30 % des temps des conversations sont consacrés, en moyenne, à des sujets qui ne concernent que moins de la moitié des présents.

Ne participez pas à une réunion dont vous ne connaissez pas la liste des décisions.

Etablir la liste de décisions avant toute réunion

Sources

En technique de réunion figure la liste des décisions qui consiste à n’organiser une réunion qu’avec les personnes qui sont susceptibles d’un apport direct à une prise de décision.

La liste des décisions à prendre est toujours définie avant la réunion pour que les participants puissent décider s’ils peuvent avoir une valeur ajoutée réelle ou non à cette décision

La décision est transformée par celui qui doit la prendre en une question avec un choix de trois solutions potentielles pour lesquelles il a besoin des contributions des participants.

Une équipe, c’est trois réunions.

Organiser les trois types de réunion pour maintenir une équipe

D’après les observations de terrain d’un grand consultant, il semble y avoir un lien entre les performances d’une équipe et l’organisation des réunions d’équipe.

Chaque matin, 20 minutes pour les affaires du jour uniquement. Chaque vendredi après-midi, en 90 minutes, uniquement pour revue des chiffres et plans d’action pour la semaine à venir. Chaque trimestre, en quatre heures, remise à plat des objectifs.

Passer moins de temps en réunion

Obtenir ce que vous voulez, d’abord par le moyen le plus économique.

Les études en sciences du travail montrent que certains résultats sont obtenus par des moyens trop couteux en temps ou déplacements.

Si un résultat peut être obtenu par échange de courrier, cette technique doit être privilégiée par rapport aux techniques plus couteuses.

Si le résultat n’est pas obtenu par quelques courriers, passer au téléphone. Si le résultat n’est pas obtenu par quelques appels, passer à la vidéoconférence. Si le résultat n’est pas obtenu par vidéoconférence, passer à la réunion en personne, la plus couteuse des techniques.

Les analyses du travail montrent que 41 % des réunions avec déplacements de personnes auraient eu les mêmes résultats sans déplacements.

Pas de bible, pas d’équipe

Ecrire la bible de l’équipe pour déléguer la meilleure réponse aux situations les plus prévisibles.

Sources

C'est une habitude fréquemment observée dans les entreprises dynamiques. Pour gagner du temps à qualité égale, les 20 situations les plus fréquentes, auxquelles l’équipe peut s’attendre à devoir faire face, sont identifiées, avec chacune sa solution idéale, décrite en détail par étapes, pour que n’importe qui dans l’équipe puisse l’appliquer avec les mêmes résultats que le meilleur de l’équipe dans ce domaine.

Demander les agendas ouverts dans une vraie équipe

Organisez la transparence des agendas avec les collaborateurs les plus proches.

Il est plus facile de se coordonner dans une petite équipe soudée si, en un clic, chacun peut savoir facilement où sont ses coéquipiers, à faire quoi. Devoir le demander est une perte de temps avec les techniques actuelles.

 

Eloigner les personnes qui ont des objectifs personnels incompatibles avec les objectifs communs.

Vérifiez l'absence d’objectifs personnels conflictuels dans l’équipe

Dans les études de sciences managériales, on retrouve des analyses de comportements en équipe de travail qui sont conflictuels. L’analyse plus approfondie montre qu’un certain nombre de ces conflits sont causés par des membres de l’équipe qui, tout en étant parfaitement compétents et motivés, ont des objectifs personnels qui peuvent entrer en conflit avec les objectifs communs, souvent pour des raisons de ressources limitées.

Réduire la durée de vie des équipes

Une équipe, c’est un projet ou un processus commun. Chacun avec une date de fin.

Sources

Les sciences managériales préconisent de faire un choix entre équipes à moyenne durée de vie, les équipes de processus, et équipes à courte durée de vie, les équipes de projet ou task forces.

L’équipe de projet est dissoute quand l’objectif du projet est atteint. Si la qualité du résultat du projet est concurrentielle, une équipe de processus est alors créée. Le but de l’équipe de processus est de réduire les couts et délais du processus à qualité de résultat égale. Cette équipe de processus est elle-même dissoute quand le processus est suffisamment formalisé et digitalisé que pour pouvoir être sous-traité par ou automatisé.

Donner rapidement plus aux meilleurs

Faire évoluer ses subordonnées.

Source

Les ressources que vous répartissez entre vos subordonnées sont limitées. En sciences économiques, il est rentable d’en confier de plus en plus à ceux qui viennent de prouver qu’ils ont fait fructifier les premières ressources confiées.

Qui est votre numéro 2 ?

Répartir vos responsabilités avec un numéro 2

Sources

En sciences managériales, il est recommandé de séparer les rôles de direction entre celui qui fait avancer les projets (CEO), qui innove, qui crée, et celui qui fait tourner les processus (COO), qui gère.

En psychologie clinique, ce sont deux états d’esprit différents, deux qualités mentales distinctes, qu’il est rare de trouver réunies dans la même personne.