Un message d’un équipier, une réponse dans les 8 heures.

Donner un retour rapide à tous les messages du groupe de travail

Ne pas savoir si un message est arrivé au destinataire est une cause de désagrément importante.

Une demande sans feedback est souvent répétée.

Choisir le sujet des messages d'abord dans la liste des dossiers partagés

Remplir la ligne "Sujet" des messages à partir de la liste déroulante des sujets communs

Sources

Une ligne « sujet » bien remplie permet le classement automatique.

Un seul sujet par message

Ne pas aborder plusieurs sujets dans un même message

Sources

Les personnes classent souvent les messages reçus par sujet.

Dire d'abord ce que vous voulez : informer ou faire agir.

Noter clairement si le message est « Pour information » ou « Pour action »

Sources

Une enquête de terrain montre que c’est une question que se pose souvent le lecteur du message après la lecture d’un nombre significatif de messages : que suis-je censé faire ?

Envoyez vos courriers importants le lendemain

Dormez sur vos messages importants

La nuit le cerveau travaille, il rend utilisable, en les classant, une bonne partie des choses apprises la veille. Les études en sciences du travail montrent que de nombreuses améliorations sont apportées au message le lendemain de sa première rédaction.

Une seule session par jour de lecture de tous les messages

Réduire le nombre de sessions d’ouverture de vos messages

Sources

Les messages entrants agissent sur le cerveau comme une drogue. Plus souvent vous les lisez, plus souvent vous devrez les lire. Ceci vaut pour les messages écrits et les appels téléphoniques. Le bombardement de messages réduit la capacité attentionnelle et rend apathique.

Archivez, c’est dégagé

Archivez automatiquement

Les audits ergonomiques montrent que de nombreux éléments qui n’ont plus aucune raison de devoir être consultés, par leur ancienneté ou leur sujet obsolète, sont encore en surface.