Nous ne sommes pas multitache. Défragmenter votre journée.

Un travailleur intellectuel réalise environ 150 taches mentales par jour. La plupart sont courtes et durent moins de 10 minutes. Le travail fragmenté diminue la productivité mentale. Passer rapidement d'une tache à l'autre est une habitude appréciée uniquement par ceux qui ont besoin de stress.

Passer moins de temps en réunion

Obtenir ce que vous voulez, d’abord par le moyen le plus économique.

Les études en sciences du travail montrent que certains résultats sont obtenus par des moyens trop couteux en temps ou déplacements.

Si un résultat peut être obtenu par échange de courrier, cette technique doit être privilégiée par rapport aux techniques plus couteuses.

Si le résultat n’est pas obtenu par quelques courriers, passer au téléphone. Si le résultat n’est pas obtenu par quelques appels, passer à la vidéoconférence. Si le résultat n’est pas obtenu par vidéoconférence, passer à la réunion en personne, la plus couteuse des techniques.

Les analyses du travail montrent que 41 % des réunions avec déplacements de personnes auraient eu les mêmes résultats sans déplacements.

Respecter votre besoin personnel en durée de sommeil.

Faites respecter vos horaires biologiques.

Sources

Chaque personne a besoin d’un nombre d’heures de sommeil diffèrent, entre 5 heures et 9 heures par nuit, dépendant de la vitesse de son système d’entretien des membranes des neurones.

Si la durée de sommeil est inférieure aux besoins naturels, la « machine » est remise en route sans que l’entretien nocturne soit terminé, ce qui entraine des dommages neuronaux.

Il y a moyen de connaitre cette durée minimale par essai et erreurs ou avec l’aide d’un laboratoire de sommeil.

Si vous avez besoin de 8 heures de sommeil et que, par pression sociale ou par votre entreprise, vous ne dormez que 7 heures, des dommages neuronaux sont possibles.

Construisez-vous un solide troisième pilier.

Augmenter la durée de votre activité personnelle la moins dépendante de facteurs externes

 

Les recherches en sciences humaines montrent que les activités d’une personne peuvent être réparties en trois catégories. Celles de travail visant à acquérir des biens, de l’argent et de la sécurité. Celles de relations, de la famille et des amis, visant à acquérir de l’affection. Et finalement celles de développement personnel, visant à acquérir de l’estime de soi, de la fierté, de l’accomplissement.

Les deux premiers piliers dépendent des autres, ils sont par nature incertains, variables. Le troisième pilier est plus en contrôle de la personne. Il dépend moins des autres et de l’argent.

Si quasi toutes les activités d’une personne concernent les deux premiers piliers, elle est à risque de stress par manque d’activités protectrices de stress.

Prenez le thé à 5 heures

Régulariser votre journée par des rituels

Nous avons besoin d’un minimum de certitudes dans une journée pour résister au stress. Notre corps a besoin d’évènements réguliers « donneurs de temps » pour synchroniser ses productions hormonales à courte durée de vie, par exemple la sérotonine.

Décidez des ressources par décision

Fixez une date limite et un budget limité en consultations, pour chaque décision importante

Les études en sciences du travail montrent que fréquemment il n’y a pas de proportionnalité entre les couts pour prendre une décision, en réunions, en consultants, en temps… et son importance.

Ne pas répondre quand on vous pose une question importante.

Gagner du temps entre la question et la réponse

Ne décrochez pas votre téléphone quand il sonne. Moins de 3 secondes entre la question et la réponse : basse qualité assurée.

Faites tout un peu moins vite.

Faire tout un peu plus lentement pour plus de qualité de votre travail.

La vitesse maximale de traitement de l’information du cerveau est moindre que la vitesse de l’information envoyée par un environnement d’entreprise.

En ralentissant le flux d’information que vous admettez dans votre cerveau, vous augmentez la qualité de traitement de cette information.

Organiser votre trimestre par livrables

Décider d’un livrable important à chaque trimestre.

En sciences managériales, la gestion par projet et livrables facilite l’organisation du travail.

En chronobiologie, les deux unités de temps le plus faciles à appréhender par l’humain sont la semaine et le trimestre, significativement plus que le mois et l’année, qui sont des unités non biologiques.

Organiser votre journée par périodes réservées

Des heures réservées

En ergonomie du travail intellectuel, les travaux les plus importants doivent être protégés des sollicitations les plus attractives.

Pas de réunion le matin

Réserver le matin aux taches demandant de la concentration

Sources

L’ergonomie du travail intellectuel a identifié deux pics d’intelligence pendant la journée, trois heures et dix heures après l’éveil. Le premier pic concerne surtout la profondeur de l’intelligence. Le second pic concerne une meilleure vitesse et fluidité de l’intelligence. Placer le travail de réflexion le matin et le travail de communication l’après-midi favoriserait donc l’efficacité professionnelle.

Nuances

Cette bonne pratique n’est applicable que si vous pouvez décider des heures de réunion.

Applications

« …Pas de réunion avant 11 heures, c’est la règle dans notre unité… »

 « …J’aime planifier les réunions le plus tard possible dans la journée. C’est un travail excitant qui me redonne de l’énergie en fin de journée…»

« …Cette technique est impossible pour moi. Je ne décide pas de l’horaire des réunions auxquelles je suis convoqué… »

Commencez par le difficile, finissez par le facile.

Faire le plus difficile quand on est frais

Dans les expériences de psychologie du travail, les interactions avec les autres, courriers, réunions, visiteurs… sont plus faciles mentalement. Elles apportent une excitation mentale qui peut compenser les effets de la fatigue en fin de journée.

Avant d'arriver au bureau, décidez de l'affaire du jour

Un jour, une chose importante.

L’environnement du bureau est prenant, distrayant. Si un « livrable » unique, clair, précis, à faire en priorité avant ce soir… n’a pas été clairement décidé avant d’entrer dans cet environnement de travail, l‘intelligence donnera la priorité aux sollicitations les plus attractives.

Envoyez vos courriers importants le lendemain

Dormez sur vos messages importants

La nuit le cerveau travaille, il rend utilisable, en les classant, une bonne partie des choses apprises la veille. Les études en sciences du travail montrent que de nombreuses améliorations sont apportées au message le lendemain de sa première rédaction.

Une seule session par jour de lecture de tous les messages

Réduire le nombre de sessions d’ouverture de vos messages

Sources

Les messages entrants agissent sur le cerveau comme une drogue. Plus souvent vous les lisez, plus souvent vous devrez les lire. Ceci vaut pour les messages écrits et les appels téléphoniques. Le bombardement de messages réduit la capacité attentionnelle et rend apathique.

Commencer la journée par vos propres objectifs

Ne pas commencer votre journée par l'ouverture de vos messages.

L’intelligence humaine suit la règle des séquences. Elle catégorise la tache par laquelle vous commencez la journée comme la plus importante pour vous. Si vous commencez la journée par la lecture de vos messages, elle va considérer cette tache comme prioritaire et va donc constamment vous y ramener, inconsciemment. Vous allez terminer en lisant ou en écoutant tous les messages dès qu’ils arrivent, quel que soit le moment ou le lieu, et quel que soit l’expéditeur.

Faites l’important le matin

Les études en chronobiologie montrent que la vigilance est au plus haut, en moyenne, aux environs de trois heures après l’éveil. C’est le bon moment pour résoudre des problèmes, décider, créer.

Dormez sur vos décisions

Pendant la nuit, nous consolidons les circuits neuronaux empruntés la veille. Il faut intercaler une nuit entre les sessions d’apprentissage pour qu’ils soient meilleurs.

Faites respecter votre besoin en sommeil

Le besoin en heures de sommeil est variable par individu, de 5 heures à 9 heures. De même que l’horaire idéal du sommeil, certaines personnes sont « du matin », d’autres « du soir ». Si pour une raison ou l’autre la personne ne dispose ni de cette durée ni de cet horaire, le vieillissement cérébral sera accéléré.

Ne faites rien d’important si vous avez faim

L’hypoglycémie, le manque de sucre dans le sang, influence notre intelligence en la rendant irritable. L’hypoglycémie est interprétée comme un signe de menace par notre cerveau. Il passe alors en mode de décision rapide, c’est-à-dire de moindre qualité.